Workflow je schéma znázornující pracovní procesy, které ve firmě probíhají. Aplikace řídící workflow pomáhají uživatelům ve správě i plnění jednotlivých pracovních procesů. Produkt společnosti YDS - XENIA Workflow - vám umožní vést evidenci pracovních procesů probíhajících ve vaší společnosti. Rychle, přehledně a efektivně.

Přehledná evidence workflow

XENIA Workflow eviduje množství doplňujících informací, podle kterých lze jednotlivá workflow snadno vyhledávat a třídit. Vyhledávat lze omezit mnoha kritérii: typ procesu, konkrétní informace v něm obsažené, jedná-li se o workflow aktivní či ukončené atd. Aktuální procesy jsou uživateli zobrazovány v přehledném rozhraní a vy tak ihned víte, které procesy můžete zpracovat a kterých jste se již zúčastnil.

Automatické upozorňování uživatelů

XENIA Workflow myslí za vás - pokud nastane stav vyžadující zpracování procesu, aplikace zašle uživateli upozornění e-mailem. Odpovědná osoba je upozorněna také v případě, kdy zpracovávání daného procesu trvá příliš dlouho. XENIA Workflow také umí automaticky zasílat zprávy o stavu procesů čekajících na vyřízení.

Archivace procesů a dokumentů

Aplikace umožňuje kromě evidence právě probíhajících procesů také jejich archivaci. Veškerá historie procesu tak zůstane zachována, a to včetně informací o uživatelích, kteří se daného procesu zúčastnili. Kromě procesů lze archivovat i k nim přiřazené dokumenty, buď samostatně, nebo jako záznamy uložené v digitálním archivu XENIA. Takto lze velice efektivně propojit zpracování dokumentů v procesu s jejich archivací.

Vše na jednom místě díky adresáři

Každý prováděný proces může být přiřazen k některé z firem nacházejících se v adresáři. V důsledku toho lze velmi snadno dohledat veškeré procesy týkající se vybrané společnosti. Na jednom místě tak lze vyhledat např. veškeré faktury, nabídky nebo smlouvy týkající se vybrané firmy. Do adresáře můžete zadávat také kontakty na jednotlivé osoby.

Různým uživatelům rozdílná oprávnění

Každému z uživatelů XENIA Workflow lze nastavit oprávnění pro různé typy procesů. Ke každému procesu tak mají přístup pouze kompetentní uživatelé, čímž se snižuje riziko neoprávněného nakládání s informacemi či jiných nežádoucích jevů.

Efektivní systém zastupování

Pokud zaměstnanec z nějakého důvodu nesplní zadaný proces, úkol se automaticky přepošle na náhradního řešitele - jeho zástupce. Funkce je uplatnitelná i při nemocnosti, kdy je potřeba přerozdělit již zadané procesy.

Verzování vložených dokumentů

Do systému jsou vkládány všechny verze jednotlivých dokumentů tak, jak byly ukládány. To uživateli umožňuje vracet se k původním verzím aktuálních dokumentů a vysledovat, kým, kdy a jak byly jednotlivé dokumenty v průběhu času měněny.

více o DMS Xenia

více o digitálním archivu DAXIA

více o systému pro správu datových schránek

Kontaktujte obchodníka

Jiří Cmíral

+420 736 484 644

jcmiral (zavináč) yds.cz