Digitalizace dokumentů

    Stáhnout produktové listy

 Charakteristika produktu

Digitalizace je převod dokumentu do digitální elektronické podoby. Dokumentem zde rozumíme jakékoliv papírové předlohy - smlouvy, faktury, manuály, vázané předlohy - knihy nebo zapečetěné listiny, filmy - negativy či diapozitivy, mikrofilmy - mikrofiše a mikroštítky a další archiválie.

 Popis produktu

Digitalizace dokumentů je komplexní služba začínající převzetím archiválií od zákazníka přes její zpracování až po její vrácení zákazníkovi spolu s jejím digitálním obrazem.

Varianta A

Digitalizační zařízení zákazníkovi dodáme dle výsledků analýzy nasazení. On si digitalizuje stávající archiv i denní přírůstky dokumentů vlastními silami, my působíme v roli konzultantů. Toto řešení samozřejmě vyžaduje pořízení vysoké kapacity skenovacích zařízení. Problémy při této variantě nastávají především s nedostatkem vyškolené pracovní sily. Potřeba vyloučení jakýchkoliv chyb v procesu digitalizace vyžaduje vysoce profesionální přístup pracovníků. Zařazení brigádníků do procesu digitalizace přináší mnoho problémů.

Varianta B

Zákazníkovi vybavíme digitalizační pracoviště v kapacitě, která mu umožní skenovat denní přírůstky dokumentů vlastními silami. Digitalizaci stávajícího archivu pak provádíme my na naší vysoko-kapacitním skenovací lince.

Varianta C

Digitalizace dokumentace probíhá na pracovišti zákazníka na našich zařízeních a ve vzájemné spolupráci našich pracovníků a zaměstnanců zákazníka. Po zpracování podstatné části archivu, je linka v předem dohodnuté kapacitě předána do užívání zákazníka.

Varianta D

Provádíme kompletní digitalizaci zákazníkovo dokumentace na našem specializovaném pracovišti formou outsourcingu . A to jak archivu tak i denních přírůstků dokumentace a archiválií.

FÁZE ŘEŠENÍ

• Příjem dokumentů od zákazníka - ve stanovených termínech převezmeme dokumenty od zákazníka a přitom mu odevzdáme dokumenty již zpracované. O převzetí je vyhotoven předávací protokol, který obsahuje popis typů dokumentů a jejich množství. Dokumenty jsou transportovány na místo zpracování.
• Příprava dokumentů před skenováním - spočívá v odstranění svorek, vyrovnání, podlepení, vyčištění archiválií a dalších nutných úprav tak, aby proces digitalizace mohl probíhat v automatickém režimu.
• Nasnímání dokumentů - v kvalitě dle požadavků zákazníka. Kvalita se řídí hodnotou DPI, což znamená počet bodů na palec čtvereční, a barevností (černá/bílá, grayscale, barva).
• Indexace dokumentů - je nutná pro správnou organizaci elektronických dokumentů. Každý dokument musí být označen popisem (číslo smlouvy, identifikátor zákazníka, datum přijetí, typ dokumentu.), tak aby mohl být správně uložen a vždy úspěšně vyhledán.
• Kontrola kvality - slouží k vyloučení chyb a nepřesností. Chyba při snímání archiválie se projeví v kvalitě jejího elektronického obrazu, chyba při indexaci v nemožnosti archiválii vyhledat. Soubor kontrolních procesů a organizačních opatření takové chyby vylučuje.
• Uložení dokumentů na nosiče - v předem zvoleném formátu (nejčastěji TIF, PDF, JPG, BMP, JBG). Jako nosiče zpravidla používáme magneto-optické disky, DVD, CD, dle požadavku na bezpečnost a dlouhodobost uložení záznamů.
• Začlenění do archivačního systému - digitalizované dokumenty musí být nějakým způsobem organizovány, aby mohly být v případě potřeby rychle vyhledány a musí být bezpečně uloženy, aby nedošlo k jejich zneužití nebo ztrátě. K tomu slouží elektronický archivační systém. Námi naskenované dokumenty do takového systému automaticky importujeme.
• Předání média a vrácení dokumentů - elektronické obrazy dokumentů jsou odevzdány zákazníkovi. Fyzické originály dokumentů jsou dle přání zákazníka buď setříděné vráceny, bezpečně skartovány nebo uloženy ve specializovaných archivech "za městem" - tam jsou zákazníkovi k dispozici na zavolání.

 Obchodní možnosti

všude, kde jsou dokumenty - tedy všude
nejvíce státní správa
banky, pojišťovny
dopravní a přepravní společnosti
výrobní společnosti
služby
zdravotnictví, školství
utility

 Navazující produkty a služby

Elektronický archiv
Enterprise Content Management
Document Management
Vytěžování dat z dokumentů
Form processing